General Instructions

Call in French

Chers participants au CAG28Comme nous vous le précisions dans nos précédents courriels, le CAG 28 sera tenu en ligne. Les participants dont les résumés ont été acceptés présenteront leur communication orale ou poster en distanciel. En revanche, Les conférences plénières et les conférences de session seront diffusées en direct. Vous devez donc dans un premier temps nous envoyer vos enregistrements jusqu’à la mi-juin. Vous devrez ensuite rejoindre votre session (en utilisant le lien que l’on vous enverra) au minimum 30 mn avant le début de la session de façon à suivre la diffusion de votre enregistrement et à répondre, en direct, aux questions qui vous seront posées dans la foulée.Les participants qui se sont enregistrés sans envoyer de résumé ou qui ont émis le désir d’assister au congrès recevront aussi un lien qui leur permettra d’accéder aux différentes activités.

Instructions générales

Tous les participants doivent télécharger les vidéos de leur présentation à l’avance. Cela pour minimiser les éventuelles instabilités des connexions et de permettre aux autres participants de visionner votre vidéo en différé. La date limite d’envoi de vos vidéos est le 12 juin 2022.

Les présentateurs/auteurs doivent être préalablement enregistrés. Si cela n‘est pas le cas, la présentation ne sera pas intégrée au programme final du congrès.Quelques jours avant le congrès, vous recevrez un lien qui vous permettra de rejoindre la session en tant que présentateur. Si vous ne le recevez pas, vous nous en préviendrez par e-mail. D’autres détails techniques vous seront communiqués à l’approche du 6 juillet, jour d’ouverture du congrès.

Instructions sur les vidéos de votre présentation

Les vidéos devront être enregistrées en Anglais ou en Français.

Préparez votre présentation power point qui sera utilisée lors de l’enregistrement. Prenez soin de choisir le format 16×9 pour vos diapositives.

La durée de votre présentation ne devra en aucun cas dépasser 15 mn. Cela est d’importance capitale pour l’organisation des sessions et de leur timing. N’envoyez pas de vidéos dont le temps est supérieur à 15 mn. L’équipe technique ne pourra pas les considérer.

Prenez aussi soin de la qualité du son qui devra être correctement audible et d’un niveau sonore suffisant (faites des essais multiples).

Nommez votre vidéo de la façon suivante nomprenom_les deux premiers mots de votre titre.mp4.

Les vidéos devront être envoyées à cag28fez@gmail.com avant la date limite signalée, l’équipe technique ne pourra pas considérer celles qui arriveraient au-delà de cette date.

Comment préparer votre vidéo ?

Il existe deux façons très simples :·

1- en utilisant Zoom. Vous pouvez installer une version personnelle de Zoom sans frais. Ouvrez un meeting personnel, partagez votre écran (ppt) et enregistrez votre intervention en la présentant (comme en présentiel). À la fin, zoom aura effectué un enregistrement en format mp4 que vous pourrez nous envoyer après l’avoir retouchée par un logiciel de montage vidéo si nécessaire.

Vous avez ici des liens pour des tutoriels dédiés: https://www.youtube.com/watch?v=WmMSXOQVQs4.

https://youtu.be/P6cTbnUPwfY

2- Vous pouvez aussi utiliser les dernières versions de PowerPoint (à partir de 2013) pour enregistrer votre intervention au cours du défilement des diapositives. Cela ajoute un enregistrement audio à chaque diapo. (Office 365 et les versions 2019 prennent en charge aussi l’enregistrement vidéo). Une fois vous avez fini, vous enregistrez votre vidéo sous format mp4 avant de nous l’envoyer après retouche au montage si nécessaire.

Voici un lien pour un tutoriel dédié: https://www.youtube.com/watch?v=D8JV3w4TOVw.

Parmi ces deux choix, celui de zoom est le meilleur car les fichiers mp4 sont de petite taille et vous pouvez aussi apparaitre dans le carré vidéo pendant la présentation.

Il existe évidemment plusieurs autre moyens d’enregistrer et de monter votre vidéo avec lesquels vous êtres familiers. Cela est aussi une bonne solution. Prenez simplement la précaution d’enregistrer votre vidéo au format mp4.

N.B. Ne nous envoyez pas votre vidéo plusieurs fois. Nous vous enverrons la confirmation de réception. Vérifiez avant envoi que la vidéo vous convient.

Avec nos sincères remerciements

Call in English

Dear CAG28 participants,
As it has been communicated, the CAG28 will be fully online and all the participants will present their work REMOTELY. However, the plenary sessions and conference sessions will be streamed live. So first, you should send your video by mid-June, and second, you will need to attend (using a link that we will provide you) 30 minutes before the start of your session to follow the airing of your scheduled presentation and you should wait till the discussion session opens to answer questions directed to you afterward.

Participants who have registered for the conference without submitting an abstract or who have expressed an interest in attending will also receive a link to the various events.

GENERAL INSTRUCTIONS:

The last deadline for submitting or confirming an abstract for CAG 28 was May 31st at Midnight. All the participants will need to submit a video recording of their presentation in advance. This is to ensure that there is no loss of presentation in the schedule and to minimize the effect of unstable connections during the scheduled presentations. However, the presenter would be expected to be online to attend to questions that may arise from the presentations. The deadline for submission of recorded presentations is Sunday 12 June 2022.

Presenters/authors must be registered for the CAG28. If neither the presenter nor the original author is registered, the presentation will not be included in the program.

A few days before the event, you will receive a link that will allow you to connect to the session as a speaker. If you do not receive your Zoom link email, or if you are unable to connect, please send an email to us. Other technical instructions will be communicated, as the date of the events gets closer.

INSTRUCTIONS REGARDING THE VIDEOS OF YOUR PRESENTATIONS:

All speaker videos must be in English/French.

First, get your Powerpoint file ready in advance to use while recording your video.

Your video will work best with an aspect ratio of 16×9.

The duration allowed for your presentation is 15 minutes. So please make your video no more than 15 minutes long. Please do not send a video that is longer than 15 minutes.

Make sure that your voice is loud and clear, as the videos will be hard to hear if the audio volume is too low.

Name your Video as: fullname_first.two.words.of.the.title .mp4

Videos should be sent to cag28fez@gmail.com before the deadline, otherwise, THEY WILL NOT BE CONSIDERED FOR PARTICIPATION.

HOW TO MAKE YOUR VIDEO:

There are two easy ways to make your video:· 1-Using Zoom. You can install a personal version of Zoom for free. Open a personal meeting, share your screen with your presentation, and record the talk as you give it. Zoom will save the MP4 file on your computer, which you can then send to us.

Here are two links to useful videos that show how to do it: https://www.youtube.com/watch?v=WmMSXOQVQs4.

https://youtu.be/P6cTbnUPwfY

2-Using Powerpoint. Later versions of Powerpoint (2013 and later) allow you to record your talk when in Slideshow mode. This adds an audio file to each slide (Office 365 and version 2019 can add a video file also). When you’re finished, use Save-As and save it as an MP4 file. Then send it to us.

Here is a link to a useful video that shows how to do it: https://www.youtube.com/watch?v=D8JV3w4TOVw.

Of these two, Zoom is the preferred choice, because the MP4 file is smaller and it is easier to include yourself in the video. However, there are other tools that can be used for the same purpose, if you are familiar with another way, it is totally fine. What matters the most is to have the mp4 of your recorded presentation before the deadline.

N.B: Please do not send your video more than once. We will send you a confirmation of the reception. Check that your video is the way you want it, before uploading.

With our best regards